Om personalen är blodet som ger liv åt ditt företag, är HR-avdelningen dess bultande hjärta. Genom att anställa den kompetens som behövs och hålla den kvar i företaget, ser de till att organismens olika extremiteter håller sig friska och arbetsföra.

Strategisk HR-planering

Många nystartade företag upplever tyvärr att deras HR-avdelning inte riktigt hänger med i företagets tillväxt. HR-cheferna måste dessutom vara beredda att ta ett särskilt ansvar när företag står inför en krissituation. Ett färskt exempel på en sådan situation är coronaviruspandemin. Det är under sådana omständigheter strategisk personalplanering kommer till pass. Ditt HR-team behöver med andra ord planera arbetsstyrkan ordentligt för att klara liknande situationer i framtiden. 

Med rätt resursplaneringsstrategi och lämplig programvara kan HR-avdelningen skydda företagets mest värdefulla tillgång: dess personal. 

Varför är det viktigt med strategisk personalplanering?

Om strategisk personalplanering är ett nytt begrepp för dig kommer här en kort förklaring av på vilket sätt den kan hjälpa växande företag.

Låt oss först ta ett steg tillbaka och fundera på vilka aspekter av verksamheten som HR ansvarar för:

  • hitta och rekrytera ny personal
  • introducera nya medarbetare
  • skola om och fortbilda befintlig personal
  • säkerställa medarbetarnas tillfredsställelse
  • hantera belöningsprogram
  • övervaka alla medarbetares semesterledighet och sjukfrånvaro
  • hantera personalens klagomål och varningar
  • välja och ge rådgivning om medarbetarförmåner
  • hjälpa befintliga medarbetare som ska lämna företaget
  • organisera distansarbete och flexibla arbetsvillkor.

Utan planering av vilka resurser som behövs kommer HR-teamet med stor sannolikhet att misslyckas med några av dessa uppgifter. De kommer också att sakna den flexibilitet som krävs för företag som växer på spännande (men ibland oförutsägbara) sätt.

Fördelarna med avancerad HR-planering

Målet med strategisk planering är för en HR-avdelning inte bara att se till att det finns personal för alla olika uppgifter. Det handlar snarare om att hjälpa avdelningar att anpassa sina arbetsflöden och processer till de övergripande affärsmålen – något som har blivit särskilt viktigt sedan mängden arbete som sker på distans har ökat.

Strategisk HR-planering kommer således att hjälpa företaget och dess personal att lyckas. Det spelar ingen roll om de jobbar på kontoret eller hemifrån – de kan alltid nå sina mål, idag kanske snabbare än någonsin tidigare.

Resursplanering har många fördelar. Här är några av dem:

  • Medarbetarna känner sig självsäkra och trygga eftersom de förstår vilken deras roll är och vad som förväntas av dem. Detta gör att de stannar längre i företaget, vilket ger en allmänt förbättrad retentionsgrad och en mer kvalificerad personal.
  • Företagsledningen kan fokusera på det som är viktigast – att styra företaget mot framgång – utan att behöva oroa sig för varje individuell medarbetare.
  • Företagskulturen växer och utvecklas och blir tydligare för alla medarbetare, och bidrar till en allt mer kraftfull och enad arbetsstyrka.
  • Även själva företaget kommer att växa i en snabbare takt, eftersom HR-teamets medlemmar är beredda på oväntade svängningar i utvecklingen och därmed kan undvika att lägga värdefull tid på onödiga uppgifter.

Så kan HR-planeringen förbättras

Du har nu fått reda på hur viktigt det är för ett HR-team att ha en strategi på plats. Men hur går du som personalplanerare rent praktiskt tillväga för att genomföra och förbättra din strategi?

Det här är våra bästa tips för hur du kan förbättra din strategiska personalplanering:

1. Skaffa dig en uppfattning om var företaget befinner sig idag

Innan du kan börja planera för framtiden är det viktigt att ha en grundlig förståelse av den aktuella situationen.

Studera företaget och notera vilka resurser som redan finns tillgängliga. Om du inte redan använder ett så är det här ett bra tillfälle att investera i ett personalhanteringssystem.

Det finns ett antal viktiga frågor du bör ställa:

  • Vilka processer finns på plats? Vilka saknas?
  • Har medarbetarna karriärutvecklingsplaner?
  • Är någon just nu på väg in i eller ut ur företaget?
  • Vilka är de aktuella personalkostnaderna?

Se till att all denna information registreras på ett säkert ställe och be om möjligt flera personer att kontrollera uppgifterna. Ett lösenordshanteringssystem kan vara ett säkert sätt att lagra användarnamn och lösenord.

2. Gör intervjuer med aktuell personal på alla nivåer

För att kunna ta fram en strategi måste du förstå företagets mål och smärtpunkter. Du behöver prata med flera personer i olika delar av organisationen för att kunna få en korrekt bild.

Börja med företagsledningen

Boka in ett möte där de kan förklara vilka som är företagets mål på kort och lång sikt. Be dem vara så specifika som möjligt så att du är säker på att du placerar resurser, processer och personal där de bäst behövs. 

Tillbringa tid i nära samarbete med CFO och dennes team

Du behöver en ordentlig översikt över företagets finansiella mål då detta direkt påverkar hur många nyanställningar du kan göra och vilka förmåner du kan erbjuda medarbetarna.

Träffa chefer och fråga dem om deras befintliga team

Be dem gå igenom varje teammedlem och dennes roll och historia i företaget, samt hur hen presterar på och trivs med jobbet.

När du har gjort detta har du de tre viktigaste sakerna du behöver för att bygga upp en strategi:

  • företagets kort- och långsiktiga mål
  • företagets finansiella tillstånd och prognos
  • information om områden där personal saknas och där det finns utrymme för omskolning av befintliga medarbetare.
  • Du kan nu börja arbeta på själva strategin.

3. Dela in strategin i olika sektioner

Med stor sannolikhet kommer din strategiska HR-planering leda till många ändringar, så det kan vara bra att gå steg för steg.

I vilken ordning stegen ska tas beror på företagets behov, men här är några inledande tips:

Processförbättringar

Personalens effektivitet beror i hög grad på vilka processer som har upprättats. Allteftersom du undersöker saken kommer du att upptäcka områden där processer saknas, eller där de inte fungerar enligt förväntningarna.

Identifiera viktiga datum under det kommande året

Titta igenom kalendern för det kommande året och markera de viktigaste datumen. Du kan till exempel lägga till medarbetare som kommer att lämna företaget eller som går i pension, samt tillfällen då företaget troligtvis kommer att behöva utöka sin personal för att uppfylla affärskraven. Använd sedan dessa datum för att prioritera din strategi under de kommande tolv månaderna.

Beredskapsplaner

Oväntade svängningar kommer utan tvekan att inträffa framöver, och det kommer att påverka ditt HR-team. Det här såg vi exempel på under den världsomspännande coronaviruspandemin 2020. Även om det inte är möjligt att förutspå vad som kommer hända i framtiden kan du planera för potentiella scenarier baserat på vad som har hänt i det förgångna och på andra företags erfarenheter.

4. Tänk på att din strategi kommer att utvecklas och förändras

En effektiv strategisk HR-plan är inget som bara kan skrivas ner och läggas i en mapp under resten av året. Den behöver kontinuerligt ses över och bedömas, och den kommer utan tvekan att modifieras allteftersom företagets situation förändras.

Boka in regelbundna möten med ditt HR-team och andra intressenter i företaget där ni kan granska strategin och justera den efter behov. Även om det kan vara en bra idé med fasta processer och standarder är det en fördel om den övergripande strategin är flexibel och formbar. 

Just nu kanske det känns som en överväldigande uppgift, men när strategin är på plats kommer personalavdelningen känna sig förberedd på att ta itu med varje ny utmaning. Nystartade företag med begränsade resurser kan göra processen smidigare genom att investera i rätt teknik.

5. Använd digitala HR-lösningar med stöd för distansarbete

Efter covid-19-krisen har användningen av digitala HR-processer blivit allt viktigare. Teknik ingår nu i varje del av personalhanteringen, till exempel i form av självbetjäningsverktyg för introduktion av nyanställda.

Många har nuförtiden inte något annat val än att jobba hemifrån, och andra fattade tycke för arbetssättet under pandemin. Det har lett till att användningen av digitala verktyg för distansarbete bara ökar.

Tekniska HR-lösningar är tillgängliga för både medarbetare och arbetsgivare var de än befinner sig, och de kan användas för processer, schemaläggning, utbildning och förfrågningar. Eftersom det här sättet att arbeta har blivit norm behöver företag nu anpassa sina rutiner så att de fungerar på bästa möjliga sätt även för dem som arbetar på distans.

Strategisk HR-planering kan kännas som en tuff utmaning, men den innebär många fördelar för både medarbetare och chefer och kan visa sig vara avgörande för en framgångsrik organisation av arbetet på företaget.

Vill du veta mer? Ta hjälp av vår onlineöversikt över HR-programvara för att göra rätt val.