Vad är en projektplan och hur skriver man en projektplan som faktiskt fungerar? I den här artikeln tar vi upp de fem viktigaste stegen du behöver ta.
I denna artikel
I den ikoniska tv-serien ”The A-Team” från 1980-talet hade teamledaren Hannibal för vana att uttrycka sin tillfredsställelse över ett lyckat uppdrag i slutet av varje episod med sin välkända klyscha: ”Jag älskar när en plan går i lås”.
Vi fick aldrig riktigt se vad som låg bakom dessa mästerliga planer, förutom en massa skott som aldrig träffade någon och en del svetsning av skrotdelar i ett gammalt skjul. Vi såg aldrig Faceman eller B.A. Baracus öppna ett projektledningsprogram för att utforma dessa högst tvivelaktiga planer. Som av ett mirakel gick allt bara i lås varje gång.
Men vilken projektledare som helst vet att utan en gedigen projektplan avlöper inget projekt som tänkt. Det är av den anledningen vi behöver specificera det Hannibal och hans A-Team inte avslöjade för oss: hur skriver man en projektplan som lyckas varje gång.
Betydelsen av projektplanering
Att starta ett projekt utan en projektplan är som att resa utan karta. Du kanske kommer fram till slut, men inte utan att ha slösat en massa tid och pengar. Om du påbörjar ett projekt utan en välskriven projektplan riskerar du att utsätta det för ambitionsglidning, spruckna budgetar och missade deadlines.
Genom att slå dig ned med ditt team för att tillsammans sätta ihop en projektplan innan du börjar fylla den med innehåll, eller “såga upp virket”, kan du fastställa förväntningar som leder dig till framgång.
Detta är de fem viktigaste stegen du behöver ta. I den här artikeln kommer vi att titta närmare på varje steg och vad du behöver göra för att slutföra dem, ett i taget.
Obs! Samtliga av de här stegen förutsätter att du använder ett projektledningsprogram för att underlätta kommunikation, schemaläggning, budgetering och projektets omfattning. Ett projektledningsverktyg är också det bästa sättet att dokumentera och lagra den information som du samlar in i stegen nedan. Om du inte vill investera i ett projektledningsprogram direkt kan du testa med ett kostnadsfritt alternativ.
Hur skriver man en projektplan (i fem steg)
Steg 1: Definiera ditt projekt
Oavsett om du designar en app eller öppnar ett nytt platskontor ska du alltid börja med att definiera vad det är du vill uppnå med ditt projekt. Men det är inte så enkelt som att bara skriva ”Jag vill öppna en ny pannkaksrestaurang” på en lapp.
En projektdefinition innehåller sex huvudelement:
1. Mål. Det du vill uppnå med ditt projekt, både externt (vinster, marknadsandelar, kundnöjdhet) och internt (förbättra infrastrukturen, effektivisera processer, kvarhållning av personal). Använd SMART-riktlinjerna (Specific, Measurable, Achievable, Realistic och Time-bound).
2. Omfattning. Oavsett hur noga du planerar kommer ditt projekt att utsättas för förändringar som du måste ta itu med. Det kan bli enklare att försöka identifiera vad som inte ryms inom projektet, i stället för att försöka identifiera allt som faktiskt ryms inom det. Detta är även ett bra tillfälle att bestämma vem som ska ansvara för att godkänna/avvisa ändringar i omfattningen.
3. Kriterier för framgång. Vad avgör om det här projektet lyckas eller misslyckas? Under det här steget ska du ta hänsyn till projektets mål. Vanliga kriterier är leverans i tid och inom budget, att den färdiga produkten uppnår en viss kvalitetsnivå samt en lösning på ett specifikt affärsproblem.
4. Leverabler. Skapa en lista över projektets leveransdelar. Dessa kan till exempel vara en fungerande mobilapp för ditt företag, en invigningsklar pannkaksrestaurang eller ett nytt lönesystem för dina anställda. Var så detaljerad som möjligt.
5. Krav. Fastställ vad du behöver (resurser, personal, budget, tid) för att uppfylla målen och för att projektet ska bli framgångsrikt, och dokumentera det här. Rådgör med alla huvudintressenter för att se till att du inte har glömt något.
6. Schema. Använd en arbetsfördelningsstruktur för att avgöra vad som behöver levereras och när, och använd den sedan för att upprätta ett basschema, projektmilstolpar och deadlines.
Steg 2: Identifiera risker, antaganden och begränsningar
Om du identifierar potentiella fallgropar och bakslag innan de inträffar kan det hjälpa dig att ta dig igenom de värsta problemen när de oundvikligen dyker upp.
I detta skede utser du en gruppmedlem som ansvarig för riskhanteringen. Beroende på projektets storlek kan denna person vara du, projektledaren eller någon annan i teamets ledning. Huvudsaken är att någon har ansvaret för att övervaka redan identifierade risker (till exempel missade deadlines, spruckna budgetar). Med ett projektledningsprogram och en exakt projektdefinition kan riskhanteringen göras lätt som en plätt.
Det här stadiet (och projektledning i allmänhet) handlar inte bara om att undvika kaotiska situationer. Det handlar även om att dokumentera vissa antaganden eller begränsningar i takt med att du fastställer dem, så som tillgängliga resurser eller projektets finansieringskälla.
Om projektet måste slutföras på normal arbetstid (utan övertid) eller endast med resurser som redan finns tillgängliga, är det viktigt att ditt team känner till detta.
Steg 3: Organisera projektmedarbetarna
Det här steget är oumbärligt i din projektplan – när allt kommer omkring handlar projektledning till stor del om hantering av mänskliga resurser – och ju noggrannare du genomför steg ett och två desto enklare kommer det här steget att bli.
När du organiserar ditt projekt identifierar och dokumenterar du följande:
- Kunden. Vem tar emot den slutliga produkten? Är kunden intern eller extern?
- Intressenter. Detta är individer eller grupper med ett egenintresse i projektets framgång. När du identifierat dina intressenter använder du informationen i projektets kommunikationsplan.
- Roller och ansvarsområden. Fastställ beslutshierarkin inom projektet. Vem fattar de slutliga besluten? Vem har ansvaret för kommunikation med kunden? Vem övervakar budgeten och schemat i projektledningsverktyget? Vilka utför det faktiska arbetet?
Steg 4: Lista projektets resurser
Under steg ett identifierade du några viktiga krav för att projektet ska kunna avslutas med framgång och du har nyligen identifierat de mänskliga resurser som behövs för att hantera arbetet. Nu är det dags att fokusera på de specifika resurser som behövs för att komma i gång.
Exempel på projektresurser:
- Teknik (datorer, programvara, mobila enheter)
- Lön
- Fordon
- Fysiska material
Gör en lista över alla resurser som behövs med tillhörande kostnader för att ligga till grund för budgeten och resurshanteringen (oroa dig inte, så länge som dina siffror är korrekta kommer projektledningsprogrammet att göra det mesta av jobbet åt dig).
Steg 5: Upprätta en kommunikationsplan för projektet
Nu har du alltså tydligt definierat projektet med schema, budget, resurser och team. Dags att sätta i gång, inte sant? Fel. Du saknar en kommunikationsplan.
Dålig kommunikation är en av de vanligaste orsakerna till att ett projekt misslyckas. Om du tar god teamkommunikation för givet, kan detta vara det antagande som får hela projektet på knä.
Allt – mötestider, budgetbegränsningar med mera, hänger på att dina teammedlemmar kommunicerar med varandra, dina intressenter och kunderna.
En bra kommunikationsplan för ett projekt bör innehålla följande:
- Kommunikationsmål. Vad är målet med ett visst meddelande? Försöker du ta reda på om ett visst team har tillräckligt med resurser, eller vill du påminna en teamledare om att en viktig deadline snart är här? Var säker på vad du försöker åstadkomma och låt den kunskapen guida dig innan du skickar i väg ditt meddelande.
- Målgrupper. Vem ska ta del av kommunikationen? Företagets VD behöver till exempel kanske inte ta emot rutinuppdateringar om uppnådda milstolpar, men bör konsulteras om projektets budget överskrids.
- Viktigt innehåll i kommunikationer. Vilken information måste du ta med varje gång du kommunicerar med ditt projektteam? Du skickar kanske en statusuppdatering en gång i veckan till alla huvudintressenter med information om kommande milstolpar, påminnelser om viktiga deadlines och statusen för budget/schema. Dokumentera denna information i din kommunikationsplan.
- Kommunikationsmetod och frekvens. Hur ska rutinmässiga kommunikationer med teamet levereras och hur ofta? En gång i veckan på fredagsmorgonen eller varannan vecka på måndagseftermiddagen? Via e-post eller ett samarbetsverktyg? Fastställ detta i början på projektet och vidhåll rutinerna.
Läs den här detaljerade guiden om hur man skriver en kommunikationsplan för ett projekt (med en checklista) och få några tips om hur du kommer till rätta med några vanliga kommunikationsproblem på arbetsplatsen.
Fler projektplanering resurser
Om du upplever att ditt projekt tenderar att gå överstyr med överskriden budget, missade deadlines eller misslyckande med att leverera den slutliga produkten, är det troligt att dålig planering åtminstone delvis ligger bakom.
Att tydligt definiera projektet, identifiera risker, sätta samman team, samla in resurser och skapa en kommunikationsplan kommer att hjälpa dig en bra bit på vägen.