Så håller du koll på lagret: en guide för nybörjare

Lagerspårning är en viktig funktion för alla företag som arbetar med fysiska produkter. Lär dig hur du håller koll på lagret i den här nybörjarguiden.

När du som småföretagare försöker optimera lagerhanteringen vet du att oförutsedda toppar och dalar i kundernas efterfrågan, problem i leveranskedjan och felkategoriserade produkter kan göra lagerspårningen minst sagt besvärlig. Men det är ett besvär som du inte ska behöva handskas med när du försöker driva ditt företag.

För att kunna driva och utveckla ditt företag med framgång måste du ha en smidig och konsekvent lagerspårning på plats så att du vet vad som säljs, vad som inte säljs och när det är dags att göra en ny beställning. I den här artikeln går vi igenom alla grunderna för lagerspårning och lagerstyrning, från det att en ny produkt kommer in i lagret hela vägen fram till orderuppfyllelse, så att du kan känna dig trygg i att din lagerspårning fungerar.

Vad är lagerspårning?

Lagerspårning är processen för att övervaka fysiska resurser genom alla steg i leveranskedjan inom en organisation, från inköp till orderuppfyllelse. De flesta företag använder någon typ av programvara för att underlätta lagerhanteringsprocessen. Företag med mycket begränsade lagerbehov kan dock klara sig med en manuell lösning med papper och penna eller kalkylblad.

Vill du lära dig mer om vikten av lagerstyrning för småföretag? Kolla in vår guide här.

Så håller du koll på lagret: steg för steg

Exakt hur du bör hantera din lagerspårning beror på hur stort ditt företag är, vilka produkter du säljer, din budget och ett flertal andra faktorer. Här är några enkla steg som alla företag kan använda för att komma igång med lagerspårning:

1. Utse någon som ansvarar för lagerhanteringen

Om ditt företag hanterar stora lager med många olika produkter (särskilt om det rör sig om färskvaror) kan det vara lämpligt att ha en heltidsanställd lagerchef. Om det fysiska lagret är en begränsad del av din verksamhet kan ansvaret för lagerspårning tilldelas en chef som även har andra ansvarsområden.

2. Välj ett system för lagerhantering

Beroende på hur stort och komplext ditt lager är kan du kanske hantera dess innehåll med hjälp av ett kalkylblad (i vissa fall kan det till och med räcka med ett anteckningsblock). För de flesta företag kan dock programvara för lagerhantering spara tid och pengar och ger dessutom mer exakta resultat i lagerspårningen.

Om dina behov är begränsade kan du hur som helst börja med att använda ett kalkylblad medan du överväger om du skulle ha nytta av programvara för lagerstyrning. Om och när du bestämmer dig för att investera i ett system för lagerspårning kan vår köpguide och våra främsta alternativ i kategorin lagerhantering hjälpa dig att komma igång med ditt sökande.

3. Bestäm hur ofta du behöver inventera

Om du använder ett program för lagerhantering kommer en stor del av den dagliga och veckovisa lagerövervakningen att skötas automatiskt av programvaran och kan uppdateras via instrumentpaneler. Lagerchefer kan granska dessa instrumentpaneler dagligen och vid behov för att se till att allt är i ordning. De kan även skapa rapporter som kan delas med andra intressenter.

Om du hanterar lagerstyrningen utan programvara bör lagernivåerna kontrolleras varje vecka eller åtminstone en gång i månaden för att undvika brister, överskott och utgångna produkter. Du måste också hålla koll på när nya produkter kommer in och när produkter lämnar lagret för att manuellt uppdatera lagernivåerna i kalkylbladet.

4. Börja använda utrustning för lagerspårning

Oavsett om du använder programvara eller inte kan någon form av utrustning för lagerspårning (streckkodsläsare, QR-kodsläsare, RFID-läsare osv.) förenkla arbetet med lagerspårning. I den här korta videon kan du se hur mycket tid du kan spara genom att använda utrustning i stället för att räkna produkterna för hand:

Om du inte använder programvara för lagerhantering kan du ändå använda streckkodsläsare för att effektivisera lagerspårningen. Istället för att synkronisera med din lagerprogramvara skickar streckkodsläsaren bara en datasträng till den dator eller mobila enhet som den är ansluten till, vilket i princip gör streckkodsläsaren till en inmatningsenhet. Den här metoden är inte alls lika effektiv som att använda ett lagerhanteringsprogram, som automatiskt känner igen skannade data och uppdaterar lagerinformationen i enlighet med dessa. Metoden är dock mycket effektivare och mer exakt än att manuellt skriva in datasträngar i ett kalkylblad.

5. Granska din lagerspårning regelbundet

Tyvärr är lagerspårning inte en uppgift som görs en gång och sedan kan glömmas. Det är viktigt att regelbundet (månadsvis eller kvartalsvis) granska lagerspårningssystemet för att hitta tecken på ineffektivitet, dubbelkolla dess precision och hitta områden som kan förbättras.

Här är några kontrollpunkter för granskning av lagerspårning:

Genomför en fysisk räkning av dina produkter (detta kan underlättas med elektroniska skannrar). Kontrollera att totalantalen stämmer överens med ditt kalkylblad eller lagerhanteringssystem. Det är bra att göra detta vid tillfällen när inga produkter rör sig in i eller ut ur lagret (t.ex. efter stängning eller på en helg). På så sätt undviker du diskrepanser orsakade av inaktuell information.

Utför periodiska inventeringar regelbundet. En periodisk inventering liknar en fullständig inventering men görs bara på en del av lagrets innehåll så att den inte kräver ett för stort avbrott i verksamheten. De flesta företag gör periodiska inventeringar på ett strategiskt sätt genom att till exempel välja delar av lagret med särskilt högt värde eller hög omsättning.

Jämför lagersiffrorna med din bokföring. Om lagersiffrorna inte stämmer överens med bokföringen vad gäller till exempel intäkter från sålda varor, bör du undersöka saken närmare.

Så håller du koll på lagret utan programvara

Även om vi i allmänhet inte rekommenderar att du hanterar ditt lager utan att använda ett lagerspårningsprogram, förstår vi att vissa mindre företag kan vilja utforska alla alternativ innan de investerar i ett programvarusystem för lagerhantering.

En mycket specialiserad reservdelsdistributör som distribuerar en speciellt utformad skruv till en enskild biltillverkare kan till exempel försöka spåra sitt lager endast med hjälp av ett kalkylblad.

Låt oss se hur detta kan gå till.

Om ditt företag får en leverans av 1 000 specialskruvar från tillverkaren så skriver du in en rad i kalkylbladet med datumet då leveransen togs emot, typen av produkt och antal enheter. En vecka senare beställer din kund 200 specialskruvar. Då lägger du till ytterligare en rad i kalkylbladet där du anger försäljningsdatumet och det nya totalantalet, 800 specialskruvar.

Du kan nu använda kalkylbladet för att snabbt avgöra bland annat när en leverans kom in, hur lång tid det tog att sälja produkten, när den såldes och hur många enheter du har kvar.

Men som du kan föreställa dig kan det här systemet snabbt bli oöverskådligt när du har att göra med hundratals eller tusentals olika produkttyper, flera tillverkare och kunder och andra faktorer som gör hanteringen mer komplex.

Vad händer om du har två kunder som beställer samma produkt samma dag? Vad händer om någon glömmer att uppdatera kalkylbladet efter en beställning? Vad händer om en kund beställer för många exemplar av en produkt och ber att få justera sin beställning? Vad händer om en kund måste returnera defekta produkter?

Det är här programvara för lagerhantering kommer in i bilden. Den automatiserar repetitiva uppgifter, minskar antalet mänskliga fel, gör det möjligt att ta fram lagerrapporter med mera.

Så håller du koll på lagret med programvara

På samma sätt som programvara kan göra din bokföring eller kundhantering enklare och mer effektiv, kan den också förenkla lagerspårningen. Verktyg för lagerhantering kan konfigureras för att automatiskt uppdatera lagernivåerna när beställningar tas emot från flera källor, antingen online eller på plats.

Med den här typen av system kan företag också använda sig av kontinuerlig lagerhantering, vilket är ett måste för företag som har stor lageromsättning. Läs mer om kontinuerlig lagerhantering här.

Lagerspårning ser lite olika ut beroende på vilken typ av programvara du använder, men här är några av de vanligaste programvarufunktionerna som kan hjälpa dig med lagerspårningen:

• Kategorisering av produkter och anpassad taggning: I stället för att manuellt kategorisera ditt lagerinnehåll i ett kalkylblad, vilket kan leda till inkonsekvens och fel i märkningen, kan användare med den här funktionen använda rullgardinsmenyer eller anpassade taggar för att kategorisera produkter efter olika attribut. Du kan sedan skapa rapporter som visar alla produkttyper som en kund har köpt till exempel under föregående år.

• Lagerrapporter: En viktig del av lagerspårningen är synlighet och öppenhet. Ju bättre synligheten är, desto lättare är det förstås att spåra produkterna. Om du skickar ditt kalkylblad för lagerspårning via e-post till relevanta intressenter, hur kan du då säkerställa att alla har den senaste versionen? Och hur presenterar du den på ett lättförståeligt sätt? Detta dilemma kan du lösa genom att använda lagerrapporter. Där kan du till exempel skapa bilder som visar en ökning av efterfrågan på en viss produkt under föregående kvartal, hur lång tid det tar för vissa produkter att gå från beställning till leverans till din anläggning, brister i utbudet jämfört med efterfrågan på en viss produkt och nästan allt du kan tänka dig baserat på dina lagerdata.

• Streckkodning/RFID: Det underlättar förstås att ha ett digitalt register över hela ditt lager, men det täcker inte hela behovet. Med ett system för streckkodning eller RFID (radiofrekvensidentifiering) kan företag fysiskt skanna allt som kommer in i och lämnar anläggningen, vilket automatiskt ger en indikation på var produkter befinner sig och uppdaterar lagernivåerna.

Vad mer kan programvara för lagerstyrning göra för dig?

I den här artikeln har vi tittat på hur små företag kan hantera grundläggande lagerspårning utan programvara, hur små detaljhandlare kan hantera lagerspårningen med hjälp av sitt butikssystem och hur programvara för lagerhantering kan göra lagerspårning mycket enklare. Men programvaran för lagerstyrning kan göra mycket mer än så.

Den kan till exempel hjälpa företag att skapa automatiska återkommande beställningar, hantera ett lager med funktioner för att underlätta plockning och packning, kommunicera med leverantörer och till och med använda AI-baserade lagerprognoser för att förutsäga framtida efterfrågan.

Det är bara några exempel. När du är redo att utforska de lagerhanteringssystem som bäst passar ditt företags behov har vi allt du behöver.