I den här artikeln ger vi tips för hur du skapar en checklista för introduktion av nyanställda för små och medelstora företag (SMF:er). Vi går också igenom de steg som måste tas inför en nyanställning, samt funktionerna i programvara för onboarding.
I denna artikel
De första dagarna på ett nytt jobb är inte alltid en dans på rosor. För företaget kan det vara viktigt att se till att den nyanställda får rätt stöd för att ta itu med sina nya arbetsuppgifter. Under dessa omständigheter kan en effektiv introduktionsprocess hjälpa organisationen och den nya medarbetaren att känna sig trygga och bekväma i sitt nya samarbete. Enligt Business News Daily kan en misslyckad introduktion kosta ett företag 100–300 procent av den nyanställdas totala lön. Det betyder att det sannolikt finns utrymme för organisationer med en effektiv introduktion av nyanställda att minska sina kostnader och i högre grad behålla viktig kompetens.
I denna digitaliseringens tidsålder och med den pågående pandemin i åtanke kan rätt programvara för onboarding hjälpa små och medelstora företag att digitalt och effektivt ta in ny personal, samtidigt som man tar hänsyn till alla juridiska och andra företagskrav.
Programvara för onboarding och dess funktioner
Programvara för onboarding är verktyg som hjälper organisationer att potentiellt minska behovet av pappersformulär för att istället hantera nyanställningsprocessen digitalt. Denna programvara hjälper rekryterare och chefer att förbättra introduktionsupplevelsen för nya medarbetare och effektivt leda dem genom all nödvändig utbildning. Här presenteras några av de viktigaste funktionerna i programvara för onboarding enligt Capterra:
- Skapa digitala eller elektroniska formulär som kan delas och fyllas i av de nya medarbetarna.
- Hjälpa anställda att digitalt signera alla nödvändiga dokument.
- Automatisera publiceringen av viktiga utbildningskurser och tilldela dessa till nyanställda.
- Ge nyanställda tillgång till företagsspecifik programvara med vilken de kan verifiera sin identitet online.
- Tillhandahålla en databas med olika befattningsbaserade behörighetsnivåer som innehåller alla affärsrelaterade dokument.
- Checklista inför nyanställningar för SMF:er
Checklista inför nyanställningar för SMF:er
Ett företag ska helst främja en social kontakt med en nyanställd redan från första början. Denna process bör inledas från det ögonblick då arbetsbeskrivningen presenteras för den utvalda kandidaten. Nedan följer en checklista inför nyanställning med tre punkter som småföretag kan följa:
1. Förbered och dela arbetsbeskrivningen och andra dokument.
När en kandidat har valts ut är det första steget att, efter godkännande av rekryteraren eller chefen, förbereda och presentera arbetsbeskrivningen. Mottagaren ska helst godkänna beskrivningen skriftligen för att kunna gå vidare med introduktionsprocessen.
2. Meddela teammedlemmarna i förväg
Chefen bör i förväg meddela alla teammedlemmar att en viss kandidat har valts ut och ange när hen ska börja arbeta. Detta steg säkerställer att alla teammedlemmar är medvetna om den nyanställda och därmed kan hjälpa till i introduktionsprocessen.
3. Förbered ett välkomstpaket
Det här kan tyckas vara tidigt i processen, men det kan vara bra att förbereda ett välkomstpaket som innehåller alla nödvändiga formulär och dokument. Det kan till exempel handla om löneblanketter, en organisationsplan, en företagshandbok med alla policyer och förmåner eller andra viktiga dokument med information som den nya medarbetaren behöver.
10-stegs onboarding checklista för introduktion av nyanställda för SMF:er
För att kunna behålla viktig kompetens kan en organisation behöva förbättra sina policyer och processer och göra arbetsplatsen mer attraktiv. För detta ändamål kan en effektiv introduktionsplan vara en bra början, vare sig den nyanställda ska arbeta på plats eller på distans. Nedan finner du en checklista i 10 steg som småföretag kan använda sig av vid introduktion av nyanställda:
1. Ge den nyanställda ett välkomstpaket
Dela det välkomstpaket som du eventuellt har förberett med den nya medarbetaren. Helst ska det innehålla alla relevanta dokument och ge information om organisationen. Ge den nyanställda tillräckligt med tid för att ta till sig all information och fylla i de nödvändiga formulären. Du kan också förbereda en virtuell rundtur så att personen får bekanta sig med kontoret.
2. Ge allmänna anvisningar för användning av relevanta applikationer
Det kan finnas applikationer och programvara som är specifika för organisationen. Ge gärna en allmän översikt över de applikationer som just ditt företag arbetar med. Vissa företag föredrar till exempel att använda Gmail eller Hangouts, medan andra hellre arbetar med Outlook eller Teams. Alternativt kan du överväga att använda ett HR-program för dessa administrativa uppgifter, så att de flesta av processerna kan hanteras i ett och samma system.
3. Ge en formell introduktion till företaget
Organisationen bör anordna en formell företagsorientering som omfattar viktiga punkter som företagskultur, historia och policyer, och som går igenom de förmåner som anställda har rätt till. Introduktionen ska helst hållas redan den första arbetsdagen, eller åtminstone under den nyanställdas första vecka. Du kan visa informationen i ett dokument, till exempel en PDF-fil, eller använda verktyg för datavisualisering för att skapa en visuell presentation.
4. Informera om företagets förväntningar och krav
Nästa steg är att informera den nyanställda om företagets förväntningar och definiera arbetsuppgifterna. Det kan hända att personen har erfarenhet inom branschen, men det är inte nödvändigtvis fallet. Därför är det bra om du till exempel med hjälp av en organisationsplan kan förklara vilka som kommer vara personens närmaste medarbetare och vilka arbetsresultat som förväntas.
5. Diskutera en tydligt definierad utvecklingsplan
Det kan vara mycket viktigt för den nyanställda att förstå företagets värderingar och fokusera på sin individuella utveckling. Till detta kan en välstrukturerad och tydligt definierad utvecklingsplan vara till hjälp, som beskriver medarbetarens mål och ansvarsområden. Ni kan exempelvis tala om möjligheten att i framtiden delta i kurser för medarbetarutveckling. En kurs i avancerad kreativ design kan till exempel vara till hjälp för en person som arbetar som grafisk designer.
6. Presentera den nyanställda för hela teamet
Ett av de viktigaste stegen i introduktionsprocessen är att presentera den nyanställda för sitt närmaste team och andra medarbetare. Genom detta steg kan personen bekanta sig med miljön och får också en bättre uppfattning om vem som ska kontaktas om en viss fråga eller situation. Det kan också vara viktigt att ge den nyanställda åtkomst till nödvändiga kommunikationsplattformar så att teammedlemmarna kan kommunicera effektivt med varandra.
7. Ge utbildning och efterlevnadssessioner anpassade till medarbetarens befattning
Under den första månaden av anställningen bör specifik utbildning ges anpassad efter medarbetarens befattning, för att skapa en djupare förståelse av arbetsuppgiften. En skribent kan till exempel få olika utbildningar inom sökmotoroptimering (SEO), sökordsanalys, strategiskt skrivande, kreativt skrivande och innehållskvalitet. Organisationen bör också erbjuda de anställda kurser om efterlevnad så att de kan uppfylla alla rättsliga normer.
Denna utbildning ska helst ske med fysisk närvaro. När det inte är möjligt – exempelvis vid distansarbete – finns det dock gott om virtuella utbildningsplattformar och -program som kan hjälpa medarbetarna att utveckla sina färdigheter.
8. Boka in regelbundna samtal med nyanställda
När den nya medarbetaren börjar komma in i sin roll kan det vara viktigt att planera in regelbundna möten för att kontrollera att allt går som förväntat. Du kan också be om feedback eller förslag för kommande projekt, och se till att de har alla verktyg och resurser de behöver för att öka produktiviteten.
9. Utse en stödperson eller mentor som kan vägleda den nyanställda
Ett annat viktigt steg i introduktionsprocessen är att utse en mentor eller stödperson som kan hjälpa medarbetaren med eventuella svårigheter. Att ha en stödperson att luta sig mot under hela introduktionsprocessen kan även bidra till tryggandet av medarbetarens psykiska hälsa. Enligt en undersökning från Capterra uppgav en knapp fjärdedel av de tillfrågade arbetstagarna (24 procent) att de inte talar med sin arbetsgivare om sina psykiska hälsoproblem eftersom de inte känner sig tillräckligt bekväma. I ett sådant fall skulle kanske tillgången till en stödperson kunna skapa det förtroende som personen behöver.
10. Ge en övningsuppgift innan den nyanställda börjar hantera riktiga projekt
Det sista steget i introduktionsfasen kan vara att ge medarbetaren en övningsuppgift innan hen tar sig an ett riktigt projekt. En nyanställd social mediestrateg kan till exempel få övningsuppgifter för att skapa grafiska element, skriva exempel på hashtaggar för YouTube och Twitter eller skapa korta texter för inlägg och händelser på Instagram och Facebook. Detta kan hjälpa dig att identifiera och ta itu med eventuella problem som den nyanställda kan ha.
Sammanfattning
Vi har försökt inkludera alla viktiga aspekter av introduktionsprocessen i den här artikeln. Du kan dock skapa en anpassad version för just din specifika nyanställning. De här checklistorna för introduktion av nyanställda kan hjälpa småföretag att bygga upp ett långsiktigt samarbete med medarbetarna.
